Como organizar o fluxo de caixa de uma empresa?

empresário segura prancheta com planilhas de fluxo de caixa

Precisa organizar seu fluxo de caixa e não sabe por onde começar? Não se preocupe. Veja agora o nosso guia completo sobre o assunto.

Quem abre uma empresa precisa ter tudo muito bem definido: objetivos, área de atuação, missão. Também precisa de equipamentos e, muitas vezes, funcionários para as mais diversas funções. Para que tudo isso seja possível, no entanto, é essencial uma contabilidade que seja constantemente atualizada e que o fluxo de caixa esteja sempre organizado. 

O fluxo de caixa representa os valores que entram e saem da empresa e mostra com detalhes os lucros, ativos e passivos. Quando esta área é deficiente ou negligente, fica mais difícil administrar um negócio e tomar as decisões corretas para investir na expansão e sustentabilidade competitiva no mercado.

Além de ficar mais complicado gerir o orçamento, quando o fluxo de caixa de uma empresa não recebe a atenção necessária, o proprietário fica sujeito a passar por sérios problemas que podem ir desde dívidas tributárias com a Receita Federal, até ações trabalhistas e falência.

Isso é especialmente recorrente em pequenas e médias empresas, que podem ter início com baixo investimento ou que correm o risco de o proprietário acreditar que consegue dar conta de tudo.

Com o fluxo de caixa em dia, o gestor consegue prever problemas no futuro, como lucros abaixo do esperado. Desta forma, é possível planejar a necessidade de novos investimentos ou até de um pedido de crédito para empresas. 

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O fluxo de caixa é usado, portanto, para controle financeiro da empresa. Ele registra todas as entradas e as saídas de dinheiro de uma organização em um tempo específico. Todas as informações pertinentes devem constar, como contas a pagar, valores a receber, empréstimos realizados, desvalorização de investimentos, pagamentos de funcionários, entre outros dados.

É essencial que essa atualização seja feita diariamente, contribuindo para que os gestores tomem decisões mais assertivas e para que as empresas conquistem o lucro almejado. 

O problema é que todos os afazeres que compreendem a administração de empresas podem ser bastante atribulados e impedir que o fluxo de caixa seja analisado frequentemente por meio de coleta de dados. Ele, inclusive, pode prevenir e reparar erros tão rapidamente quanto sejam diagnosticados, evitando que discrepâncias se transformem em uma verdadeira bola de neve.

Além disso, existe ainda o impeditivo de que números e dados são difíceis de serem analisados por leigos, sendo necessária a presença ou a contratação de um profissional especializado em contabilidade para empresas. São esses os profissionais indicados para que o seu negócio esteja sempre com os números em dia e para que você evite problemas maiores.

Quer saber mais sobre fluxo de caixa nas empresas e toda a sua importância em uma organização? Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!

Como organizar uma pequena empresa financeiramente?

Organizar financeiramente uma pequena empresa é fundamental para seu funcionamento e para evitar que haja mais prejuízos do que ganhos. Também é importante para que o gestor identifique os custos, o possível endividamento, os investimentos e os ganhos do trabalho.

Para saber como fazer isso, é preciso de algum tempo e dicas para otimizar esse trabalho. Veja abaixo como você pode fazer isso e evitar problemas. 

Seja disciplinado

O primeiro passo para que um gestor consiga organizar uma empresa é ser disciplinado com relação aos registros e aos pagamentos. É preciso ter foco, organização e acompanhamento frequente das finanças, ou você poderá perder o controle do orçamento. Você deverá analisar, de preferência semanalmente, os custos fixos, o custo total, os lucros e o faturamento da organização. Assim você conseguirá tomar as melhores decisões e evitar que sua empresa entre no vermelho. 

Não misture contas pessoais e empresariais

Esse é um dos maiores erros das pequenas e médias empresas. Não separar as contas pode ser fatal para uma companhia. Isso é visto, especialmente, em empresas familiares, que possuem dificuldades na administração das finanças e acabam por colocar tudo nas mesmas contas. Para isso, é importante que todos entendam que as retiradas e as transferências sejam realizadas de forma responsável. 

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Conheça os prazos e vencimentos dos pagamentos

Outra dica para que você organize sua empresa financeiramente é ficar atento aos prazos e datas de vencimentos das contas. Assim, além de evitar que você pague multas por atraso, você ainda consegue prever o que vai sair da sua conta e em qual período isso acontecerá. 

Estabeleça um orçamento anual

Se você realizou algum investimento, não deixe de controlar e calcular os gastos anualmente. Isso pode se referir a novos serviços, expansão dos negócios, contratação de mais funcionários ou até maquinário. Definir o quanto pode e será gasto por ano em melhorias contribui para que você controle melhor o dinheiro e evite problemas. Para fazer isso de uma forma assertiva, uma dica é definir o foco do investimentos e as necessidades mais urgentes da organização que você administra. 

Controle o estoque e as movimentações financeiras 

Se você quer administrar as finanças de uma empresa e ainda não tem o hábito de controlar seu estoque, é melhor começar a fazer isso. Independentemente do porte ou do setor da organização, você deverá saber o que existe na sua empresa e quanto custa manter seu estoque em dia. Também tenha em mente o que entra e sai, para evitar prometer algo que não poderá cumprir para sua clientela. 

Como organizar o fluxo de caixa da empresa?

Para que você consiga manter atualizado o fluxo de caixa da sua empresa, é essencial que, antes de tudo, você encontre uma forma para que também fique organizado. Você pode fazer isso de diversas formas, como cadernos de contabilidade ou planilhas com todos os registros das movimentações financeiras.

Mesmo assim, essas ferramentas não possibilitam que o gestor perceba os serviços que trazem mais lucro ou onde está indo a maior parte do dinheiro da organização. Se você quer saber como organizar de forma funcional, confira abaixo algumas dicas.

Estabeleça um tempo para o fluxo de caixa

O primeiro passo para organizar o seu fluxo de caixa é determinar um período para sua análise e atualização. Tudo vai depender do tipo do negócio e da dinâmica de trabalho. Você pode estabelecer o controle por dia, semana ou quinzena, por exemplo. O ideal, no entanto, é que o período não seja muito longo, ou você pode perder o controle das receitas e despesas e causar problemas no orçamento. 

Identifique despesas e receitas

Com o tempo determinado, identifique os valores de entrada e saída do seu fluxo de caixa. Aqui não é necessário categorizar cada ganho ou pagamento, mas sim especificar o que entra e sai. Uma dica é utilizar o vermelho para despesas e azul para receitas. Também é possível realizar essa identificação por meio dos sinais de positivo e negativo, mostrando o que aumenta e o que diminui a vida financeira da sua organização.

Registre as movimentações financeiras frequentes

Agora é hora de você separar todos os ganhos e pagamentos periódicos daqueles que não são frequentes. Assim fica mais fácil visualizar suas despesas fixas mensais e mensurar o quanto tem lucrado a cada período de manutenção do fluxo de caixa. Você também consegue prever pagamentos futuros e organizar melhor a dinâmica da empresa.

Insira os pagamentos feitos mensalmente

Despesas recorrentes como aluguel, internet e contas de água e luz devem constar no fluxo de caixa. Assim você consegue manter o saldo do fluxo de caixa e fazer a previsão do que precisará desembolsar para que seu negócio se mantenha funcionando. Lembre-se de que esses gastos são indispensáveis e, com esses números identificados, você pode diagnosticar a necessidade de economizar em alguma conta. 

Registre as contas a receber

Além do que sairá do seu caixa mensalmente, é preciso que você também registre as contas que sua empresa tem para receber. Essa etapa é especialmente importante para quem trabalha com pagamentos parcelados. Assim você consegue visualizar os pagamentos para os próximos meses, fazendo com que seu saldo provisionado conte com o dinheiro que entrará no caixa. 

Categorize receitas e despesas do seu fluxo de caixa

É importante que, na organização do seu fluxo de caixa, você identifique cada gasto e pagamento por meio de categorias. O ideal é que você encontre um equilíbrio e não deixe o fluxo nem superficial demais com poucas categorias, e nem confuso. Você pode separar por contratação, serviços, insumos, entre outros grupos.

Crie centros de custos

Centros de custos são os locais que demandam as despesas de uma empresa, por isso, você deve determinar no fluxo de caixa cada grupo. Agrupe as despesas em cada um e perceba como fica mais fácil identificar para onde seu dinheiro está indo. 

Crie centros de lucros

Os centros de lucros são os locais de onde se originam as receitas da sua empresa. Da mesma forma que no item anterior, agrupe cada receita nas categorias para conseguir identificar de onde vem seu faturamento. Assim fica mais fácil perceber o que ajuda sua empresa a lucrar mais e o que precisa de uma atenção especial. 

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Como fazer uma projeção de fluxo de caixa?

A projeção de fluxo de caixa é realizada para que o administrador ou contador consiga antecipar problemas ou falhas no orçamento. A ferramenta possibilita o diagnóstico de situações críticas a tempo, fazendo com que a solução seja aplicada de forma rápida e eficiente. 

Em resumo, podemos dizer que a projeção de fluxo de caixa é a estimativa de entrada e saída de dinheiro da conta da empresa. Com dados passados, o gestor consegue projetar o futuro e prever ganhos e lucros

Para fazer isso de forma eficiente, é necessário que você esteja sempre atento ao saldo inicial em caixa, às despesas variáveis e fixas, às entradas de receitas previstas e realizadas e ao intervalo de tempo entre os recebimentos. 

Com os dados em mãos, é necessário lançá-los em uma planilha ou tabela, fazendo com que os números sejam visualizados de forma mais objetiva e apresentando a realidade financeira da organização

Sabe todos os números e transações que obrigatoriamente devem estar registradas em uma empresa? Eles são de responsabilidade do contador ou do gestor de contabilidade. Todos os valores das receitas e despesas devem ser adotados nos cadernos de contabilidade, assim é possível saber para onde vão os valores e os pagamentos feitos por meio da conta da empresa.

Essa é uma parte essencial e obrigatória da contabilidade, que contribui para a transparência das atividades e para que as empresas ajam de acordo com o que manda a legislação.

Também é possível se antecipar aos problemas. Quando valores previstos não são recebidos, por exemplo, o gestor pode pensar em formas de fazer com que o resultado na saúde financeira seja mínimo. 

Como é composto o fluxo de caixa de uma empresa?

O fluxo de caixa deve ser composto das informações que indiquem as despesas e as receitas de uma empresa. Além disso, são necessárias algumas informações. Veja abaixo.

É preciso que no fluxo de caixa contenham o saldo inicial, as entradas e as saídas. Esses cálculos devem resultar no saldo final do dia, mostrando ao gestor quanto foi faturado. 

Para isso, é importante saber que saldo inicial é quanto a empresa tem à disposição para usar imediatamente, ou seja, o que há em caixa ou na conta bancária. As entradas são referentes aos recebidos. Podem ser por vendas de mercadorias ou prestação de serviços, mesmo que sejam por meio de pagamentos parcelados.

Já as saídas são os valores utilizados para pagar contas, salários de funcionários, aluguel, entre outros. 

Como fazer o fechamento de caixa de uma empresa?

O fechamento de caixa deve ser feito com muita atenção. Se você pensa em abrir uma empresa ou já é dono do seu próprio negócio, é importante ter atenção a essa etapa. Veja abaixo como fazer isso. 

Fique atento à abertura do caixa

Na hora de abrir o caixa, dê entrada no valor inicial, conhecido também por fundo de troco. É uma quantia menor que fica à disposição para pagar pequenas despesas no período ou para oferecer como diferença de pagamento para a clientela. 

Registre entradas e saídas 

Agora é hora de você registrar as entradas e saídas que acontecem ao longo do período. Junte comprovantes e anote tudo o que entrou e saiu do seu caixa. Assim você consegue controlar o que entra e qual seu faturamento. Não se esqueça, ainda, de separar as transações realizadas por cartão de crédito e débito. Assim você consegue planejar seu fluxo de caixa. 

Confira os valores

Não se esqueça de conferir os valores do seu caixa no período que você estabeleceu para sua manutenção. Para isso, separe o que foi feito em dinheiro, o que foi pago em cheques e o que foi passado no cartão. Também identifique o que foi feito para despesas e o que foi oferecido como adiantamento para seus funcionários, quando houver. 

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Quais os benefícios de ter um fluxo de caixa organizado?

Ainda não está convencido de que ter um fluxo de caixa organizado é fundamental para o sucesso da sua empresa? Então confira abaixo alguns dos benefícios que a prática traz para seu negócio e sua administração. 

  • Alinhamento de pagamentos.
  • Monitoramento das despesas e receitas.
  • Precisão nos dados e nas tomadas de decisão.
  • Controle de pagamento de contas. 
  • Agilidade na contabilidade e nos processos financeiros.
  • Economia no pagamento de juros e multas por atraso.
  • Previsão de lucro.
  • Projeção de fluxo de caixa.

É a ferramenta ideal para que você, gestor, tome as melhores decisões para sua empresa. Assim você conseguirá identificar a necessidade de contratar empréstimos ou de conter alguma despesa. 

Quais os problemas de não ter um fluxo de caixa organizado?

Veja agora as desvantagens de não se manter a prática de organizar o fluxo de caixa da sua empresa.

  • Desconhecimento das finanças da empresa.
  • Gastos excessivos.
  • Não pagamento de conta.
  • Falta de dinheiro em caixa para despesas recorrentes.
  • Perda do controle de despesas e receitas.
  • Falha no monitoramento de pagamentos a receber.
  • Pagamento de contas em atraso.
  • Dados incorretos ou não fiéis à realidade.

Como você pode ver, manter o fluxo de caixa organizado não é opcional para quem tem uma pequena ou média empresa. Além de aumentar o controle do gestor sobre suas finanças, ele ainda consegue provisionar os lucros e evitar que problemas no orçamento se transformem em incômodos que levem à falência ou ao fechamento do negócio.

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