Como diminuir os custos de uma empresa

mulher apresentando relatório
Caique Cabral

12 de setembro de 2019

Atualizado em: 17 de setembro de 2019

Precisa economizar e aumentar o lucro do seu negócio? Veja como reduzir custos da sua empresa com práticas simples!

Você sabe como reduzir os custos da sua empresa? Entende quando essa medida é necessária? Acredite ou não, o seu faturamento — ou seja, quanto você ganha com as vendas — pode até crescer, mas a sua margem de lucro com certeza vai estagnar se você ignorar os gastos.

Isso aconteceu com o Antônio, um personagem criado para explicar esse contexto. Ele abriu uma loja de roupas masculinas em 2016. Desde então, percebeu que o número de clientes aumentou, as vendas também, mas ele continuou ganhando a mesma coisa.

Parece estranho, certo? Mas a situação dele é a mesma de muitos empresários. O motivo é que não existe uma fórmula mágica para reduzir custos. Por outro lado, você pode aplicar algumas boas práticas.

Quer saber quais são elas? Listamos as principais neste post. Aqui você verá as respostas para as seguintes perguntas:

O que é redução de custos na empresa?
Quais são os gastos de uma empresa?
Como diminuir os custos operacionais de uma empresa?
Como reduzir os custos da empresa com um software?
Quais são as ideias inovadoras para reduzir custos?

Continue lendo e veja como desvendamos o mistério da redução de custos empresariais!

O que é redução de custos na empresa?

O processo de redução de custos abrange um planejamento direcionado ao corte de gastos na empresa, sem implicar perda da qualidade ou piora no clima organizacional. A ideia é implementar uma política bem estruturada, que considere esforços coordenados e integrados para conquistar eficiência e produtividade.

O que isso significa? Vejamos o exemplo do Antônio. Ele percebeu que o que ganha permaneceu igual, mesmo tendo aumentado as vendas. O problema, então, está na margem de lucro.

A margem de lucro é um percentual que sinaliza quanto você ganhou no final de um período. No caso do Antônio, ele tinha uma margem de lucro de 20% no primeiro ano de funcionamento da loja.

Com o aumento dos clientes, ele precisou contratar vendedores e ter um estoque maior de peças. O resultado? Sua margem de lucro caiu para 10%, mas o faturamento cresceu em 100%.

Perceba que, nesse caso, os gastos são referentes à folha de pagamento e compra de insumos. E na sua empresa, o que acontece? Se você não sabe a resposta, já entendeu que precisa cortar gastos. Ao fazer isso, você evita que as estratégias de redução de custos na empresa sejam temporárias. Além disso, obtém resultados mais satisfatórios e de longo prazo.

O Antônio, por exemplo, poderia demitir um colaborador ou deixar de fazer um investimento. Essas ações seriam suficientes? Talvez. O problema é que ele deixaria de atender bem os clientes.

Com o tempo, é provável que eles fossem para a concorrência — e aí sua margem de lucro e seu faturamento sofreriam uma queda. Entende como é preciso adotar uma política abrangente antes de sair cortando gastos?

A proposta é o cumprimento de cinco principais atributos. Assim, a política deve:

  • ser genérica e ampla para abranger todos os setores do negócio;
  • ser sistêmica, a fim de que a empresa seja encarada como um organismo com várias entradas (recebimento de valores, chegada de equipamentos etc.) e saídas (pagamento de contas, demissões e mais);
  • ser perene, ou seja, contínua para garantir a permanência dos resultados alcançados;
  • envolver os gestores e o empresário para mostrar o exemplo aos colaboradores e criar valor;
  • acompanhar a gestão a partir de planejamento, execução e controle.

Ficou difícil entender todo esse processo? Para definir o que deve ser feito, é preciso seguir algumas dicas, que vamos apresentar ao longo deste post.

Nesse momento, foque no seguinte tripé: generalidade, integração e permanência. A ideia é efetivar um plano de ação para reduzir custos. Foi assim que Antônio garantiu a competitividade do seu negócio. E também é dessa forma que você vai conseguir.

Afinal, com a carga tributária elevada — equivalente a 35,07% do Produto Interno Bruto (PIB) — e o aumento da concorrência, é preciso encontrar estratégias para crescer de forma sustentável.

Quais são os gastos de uma empresa?

Uma empresa pode ter gastos variáveis, de acordo com seu tipo de negócio e ramo de atuação. Uma empresa que produz sistemas de gestão empresarial, por exemplo, tende a ter menos gastos que uma indústria que produz motores.

Isso porque os insumos para fabricação de motores são caros. Já os sistemas de gestão são desenvolvidos a partir do capital intelectual, ou seja, os conhecimentos dos profissionais.

Se você é como o Antônio e tem uma loja de roupas, vai ter ainda menos gastos. Nesse caso, é necessário ter menos pessoas. Enquanto isso, uma pessoa que trabalha com a diagramação de materiais da internet só precisa de internet, computador e energia elétrica.

Percebe como os gastos variam de um negócio para outro? É por isso que, para identificar todos eles, a melhor estratégia é mapear os setores e efetivar a gestão de custos.

Desse modo você aumenta o controle dos gastos, mostra a realidade da empresa e facilita a tomada de decisões. Assim, fica mais fácil saber qual é o melhor investimento a fazer, quando está na hora de abrir uma nova unidade e quando é possível contratar um novo funcionário.

Agora que você entendeu a importância, saiba que o primeiro passo para cortar gastos é saber dividi-los. Quais são as categorias? Veja!

Custos

Os custos são aqueles gastos relacionados à entrega dos produtos ou serviços. É o caso da compra de mercadorias e insumos, pagamento da mão de obra, energia elétrica, impostos, depreciação de máquinas etc.

Os custos ainda podem ser divididos entre:

  • fixos: são pagos todos os meses, de maneira obrigatória. Alguns exemplos são: folha de pagamento, conta de telefone e internet, aluguel etc.;
  • variáveis: dependem do quanto você vende ou produz. Isso significa que, quanto mais você fabricar ou comercializar produtos, mais elevados são seus gastos variáveis. Entram nessa categoria: compra de insumos ou mercadorias, pagamento de comissões e gastos com combustível para entregas.

Por exemplo: você tem uma empresa de desenvolvimento de sistemas e nenhum colaborador faz hora extra. Nesse caso, seus gastos são apenas fixos, porque, mesmo que não tenha projetos, os funcionários continuam na empresa executando suas atividades.

Agora, se você tem uma loja de roupas, funciona diferente. Imagine que existem 3 colaboradores na equipe — dois vendedores e um caixa. Você gerencia o negócio. Essa é sua estrutura mínima. Aqui, você tem folha de pagamento, energia elétrica, estoque e outros gastos.

No Natal, o nível de vendas aumenta muito, certo? Você precisa contratar mais duas pessoas temporárias, precisa pagar horas extras porque o horário de atendimento é ampliado, paga mais comissões porque os vendedores fazem mais e precisa de um estoque maior para atender à demanda dos clientes. Todos esses gastos são variáveis.

Por esse motivo, é melhor saber como diminuir os custos fixos de uma empresa, em vez de focar os variáveis. Por quê? A resposta é simples! É dessa forma que você aumenta, de fato, sua margem de lucro.

Afinal, quando você gasta mais e vende de maneira proporcional, consegue manter o nível de retorno. O que não pode acontecer, por exemplo, é ter quatro vendedores, se apenas três suficientes. Isso incha a folha de pagamento e se torna um gasto desnecessário.

Mais que isso, é preciso entender o que é o custo operacional da sua empresa. Esse é o dinheiro empregado — isto é, o capital de giro — para um negócio manter suas operações e atividades. Estão incluídos aqui:

  • insumos de produção;
  • viagens corporativas;
  • remuneração de equipes;
  • salários;
  • materiais de escritório;
  • quitação de dívidas;
  • multas rescisórias ou por cancelamento de contratos.

Perceba que os custos operacionais são diferentes. Eles não têm o objetivo direto de render lucros futuros — isto é, não são investimentos.

Despesas

As despesas compreendem os gastos necessários à manutenção do seu negócio. Por exemplo, aluguel do escritório, salários do pessoal da administração, campanhas de marketing, desenvolvimento de produtos e outras.

A diferença, nesse caso, é que os gastos classificados como despesa não contribuem de forma direta para a venda ou a produção. Vamos explicar!

Você paga todos os meses o aluguel do seu escritório ou loja. Apesar de os produtos serem produzidos ou vendidos ali, você pode deixar de fazer isso e ainda precisará pagar a locação. Da mesma forma, pode produzir ou vender em outro local. Percebe como o aluguel não interfere?

Isso também acontece com o salário pago para o profissional da contabilidade. Ele é necessário para quitar as obrigações trabalhistas e previdenciárias. Mas você pode contratar um escritório online e ainda continuará produzindo ou vendendo.

As despesas também podem ser divididas em fixas ou variáveis. O conceito é o mesmo: as primeiras são pagas todos os meses e as segundas dependem da venda ou produção. Um exemplo de despesa variável é o brinde ou as comissões dos vendedores que atingiram a meta.

Como diminuir os custos operacionais de uma empresa?

A melhor forma de reduzir custos da empresa é aplicar boas práticas. Só dessa forma elas surtem o efeito esperado. Caso contrário, seu negócio pode ter dificuldades para se manter sustentável.

Como você viu, o primeiro passo é diferenciar o que são custos, despesas e investimentos. O que fazer agora? Siga as etapas que apresentaremos abaixo.

Analise seus processos

Os custos só podem ser reduzidos depois de mapeados. A ideia é identificar todos os processos e suas atividades para detectar desperdícios, atrasos e gargalos. Desse modo, você saberá o que fazer na sequência.

Se o setor de compras está com dificuldades de encontrar um fornecedor, em vez de fazer pesquisas manuais, vale a pena investir em um software de e-procurement. Ele indica os possíveis parceiros e facilita o processo de seleção. Além disso, guarda as informações e integra os setores de compras e estoque.

Agora, se você perguntar “como podemos buscar a redução de custos nas compras?”, ainda existem outras alternativas. Uma delas é a planilha de redução de custos. Nela, você deve anotar todos os gastos.

Registre desde a compra de material de escritório até viagens corporativas e jantar do setor comercial com os clientes. Inclua até mesmo valores que considerar irrelevantes, como uma resma de folha A4 ou uma caneta.

Otimize os processos

A proposta, nesse caso, é ter atividades mais eficientes para evitar os gastos desnecessários. Por incrível que pareça, essa é uma forma de saber até como reduzir custo de água na empresa. Como?

Com menos horas extras, os funcionários ficam por menos tempo na empresa e gastam menos água. Você ainda produz mais em menos tempo, por conta da tecnologia, e economiza com valores a mais na folha de pagamento.

Da mesma forma, se você quer saber como reduzir custos de logística, aposte em um software para gerenciamento de rotas. Com ele, as mercadorias são entregues no menor tempo possível e os trajetos são determinados a partir do percurso mais eficiente em termos de gasto de combustível, pontos de distribuição, volume de carga e outras variáveis.

Defina metas de redução de custos

As ações já apresentadas serão mais eficientes se você responder de maneira objetiva à pergunta: “como reduzir custos da minha empresa?”. Para fazer isso, defina metas mensuráveis e condizentes com a realidade.

Por exemplo, se o setor comercial aumentou o gasto com impressões, considere a contratação de um software de assinaturas eletrônicas para firmar os contratos pela internet. Se o custo maior é com telefone, implemente a política de usar o Skype e o WhatsApp.

Perceba que são medidas simples, mas é possível alcançá-las com a ajuda de todos. Por isso, envolva a equipe e mostre por que levar essas medidas a sério.

Junto a isso, invista em capacitação. Produtividade, motivação, engajamento e capacidade técnica andam de mãos dadas.

Investir em treinamentos é uma forma de alinhar todos esses aspectos. Por isso, as empresas brasileiras investiram, em média, R$ 2,21 milhões em treinamento e desenvolvimento durante o ano de 2018.

Como reduzir os custos da empresa com um software?

Os diferentes exemplos de redução de custos nas empresas podem ser aplicados com a ajuda da tecnologia. As contas de água e energia elétrica, por exemplo, são diminuídas com a instalação de torneiras e descargas econômicas, além de lâmpadas de LED ou fluorescentes.

A quantidade de impressões e papel, por sua vez, pode ser reduzida com as ferramentas colaborativas, como o Google Drive.

Você pode até mesmo saber como reduzir custo com os resíduos da empresa. Uma possibilidade é trocar os copos descartáveis por canecas de cerâmicas. Conheça mais algumas alternativas para reduzir custos da sua empresa com tecnologia:

Adote ferramentas estratégicas

A tecnologia é uma aliada da gestão. Com os sistemas, você simplifica tarefas e as automatiza. O resultado é mais eficiência e diminuição dos gastos.

Para esse objetivo, você pode usar softwares de comunicação, e-mail, análise de métricas, gestão, contabilidade, financeiro e mais. Alguns exemplos gratuitos são:

  • Slack: garante comunicação em tempo real com a equipe;
  • Trello: voltado para a gestão de projetos, permite gerenciar as atividades, definir prioridades, classificar as etapas e determinar seus responsáveis;
  • Canva: simplifica a criação de imagens e artes para postagens em sites, blogs e redes sociais;
  • Google Analytics: oferece dados relativos aos acessos no site e no blog para descobrir seu público-alvo e ter insights para definir as campanhas que trarão mais resultados.

Lembre-se ainda de contar com um software de gestão. Também chamados de ERPs, eles centralizam os dados de todos os setores e fornecem uma visão estratégica e ampla do negócio. Por meio dele, você define quais ações devem ser tomadas com base nos dados coletados.

Por exemplo, ao observar o dashboard, você vê os resultados de todos os setores. Se quiser verificar a parte financeira, seleciona as informações e vê como está o saldo de caixa, se tem capital de giro para pagar as próximas contas e quanto tem a receber nos dias seguintes.

Automatize as tarefas operacionais

As atividades repetitivas podem ser executadas de maneira automática por meio de softwares específicos. É o caso da emissão de Nota Fiscal Eletrônica e envio de e-mail marketing.

Com o sistema de nota fiscal, você insere os dados do cliente uma só vez. Na próxima, todas as informações são geradas automaticamente e você só coloca o valor e os produtos.

Já a solução de e-mail marketing permite encaminhar a mensagem personalizada para diferentes compradores. Eles acham que você enviou uma a uma e você estabelece uma relação de confiança sem perder tempo com isso.

Em outras palavras, ao automatizar as tarefas, é como se você as colocasse no modo piloto automático. Com isso, a equipe deixa de se preocupar com as atividades operacionais e pensa nas estratégicas, por exemplo, como satisfazer os clientes e aumentar as vendas.

Quais são as ideias inovadoras para reduzir custos?

Além de ajudarem na reputação organizacional, as ideias inovadoras fazem você economizar. Uma das possibilidades é adotar ações amigas do meio ambiente. Entenda como fazer isso:

Use a energia elétrica e a água de forma consciente

Mais que trocar as lâmpadas, oriente os colaboradores a desligarem os aparelhos, em vez de deixar em stand-by. Também incentive a abertura das janelas para ventilar o ambiente e evitar o uso do ar-condicionado.

No caso do consumo de água, instrua os colaboradores a evitarem o desperdício. Instale ainda torneiras econômicas.

Invista em um Sistema de Gestão Ambiental (SGA)

Certamente, saber como reduzir o custo dos resíduos da empresa passa por implementar um SGA. Com ele, você diminui os gastos por meio da reciclagem, menor produção de lixo e uso da tecnologia.

Como o SGA pode reduzir os custos da empresa? A partir dele, você segue a Política Nacional de Resíduos e cumpre a legislação. Isso evita penalidades, indenizações civis e até a paralisação das atividades. De modo consciente, você ainda evita o desperdício de matéria-prima e de insumos. O resultado é uma imagem fortalecida junto aos clientes e o aumento da vantagem competitiva.

Como fica claro, saber como reduzir custos da empresa é mais que simplesmente cortar gastos. É preciso fazer uma análise criteriosa, que considere as demandas internas e foque o custo-benefício. Com o equilíbrio desses aspectos, você tomará decisões inteligentes e capazes de colocar seu negócio rumo ao sucesso.

Caique Cabral

Formado em marketing e amante das letras, vejo o conteúdo como uma fonte de informação que nunca seca. Escrevo sobre finanças para além de números, sempre em busca das melhores soluções para a vida financeira das pessoas.

Um jeito descomplicado de você acompanhar as novidades do nosso blog.

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